Bagaimana saya merancang agenda mesyuarat?

Agenda mesyuarat adalah penyenaraian topik yang anda merancang untuk ditangani pada mesyuarat perniagaan yang akan datang. Jika anda merancang agenda mesyuarat anda lebih awal daripada cuba "sayap itu, " anda akan mengelakkan sesi lama, ditarik dan tidak produktif. Menulis agenda ke bawah dan mengedarkannya kepada peserta anda terlebih dahulu, atau pada permulaan mesyuarat jika perlu, untuk memastikan bahawa semua orang berada pada halaman yang sama.

1.

Tentukan satu hingga tiga matlamat utama yang anda ingin capai sebagai hasil dari pertemuan ini. Sebagai contoh, "Memulakan kempen pengiklanan untuk minggu yang akan datang." Ini akan membantu membimbing anda semasa anda merancang agenda.

2.

Tentukan masa permulaan dan masa tamat mesyuarat serta lokasi supaya peserta anda boleh merancang dengan sewajarnya.

3.

Senaraikan perkembangan, isu, projek, berita dan acara akan datang mengenai syarikat anda yang anda ingin tampil dalam mesyuarat. Senaraikan orang utama yang akan hadir, peranan mereka dan apa-apa laporan atau maklumat yang anda ingin orang-orang ini dikongsi semasa anda berkumpul.

4.

Mulakan agenda mesyuarat dengan formaliti, termasuk kenyataan pembukaan, pengenalan peserta mesyuarat utama dan bacaan minit dari mesyuarat terakhir, jika berkenaan.

5.

Gariskan pesanan maklumat yang anda ingin hadir dan bincangkan semasa mesyuarat, berdasarkan senarai anda dalam Langkah 1 dan 2. Senaraikan setiap orang yang bertanggungjawab untuk membentangkan topik tersebut.

6.

Tuliskan anggaran masa yang akan anda dedikasikan ke setiap topik di sebelah setiap item dalam agenda, jika anda prihatin tentang kekangan waktu mesyuarat. Contohnya "Perbincangan Fokus Pengiklanan, yang disampaikan oleh Sam Smith dari Pemasaran (20 minit)."

Petua

  • Gunakan program pemproses kata untuk memformat agenda mesyuarat anda. Beberapa pemproses kata juga menawarkan templat agenda yang boleh anda gunakan untuk tujuan ini (lihat Sumber).