Bagaimana Sistem Telefon Pejabat berfungsi

Membekalkan perniagaan anda dengan sistem telefon dan bukannya banyak telefon tunggal yang dapat meningkatkan komunikasi pejabat dan meningkatkan produktivitas. Walau bagaimanapun, mereka boleh mengelirukan - terutamanya pada permulaan - sebagai proses, dan juga telefon itu sendiri selalunya jauh berbeza daripada yang anda gunakan sekarang. Walaupun pembekal, jenis dan ciri telefon, dan saiz sistem membuat setiap sistem telefon berbeza, "kerja dalaman" asas berkongsi ciri-ciri umum dan dapat memberi anda titik permulaan yang baik untuk memahami sistem telefon pejabat yang anda sedang mempertimbangkan atau sudah menggunakan.

Fakta

Sebelum anda dapat memahami bagaimana sistem telefon pejabat berfungsi, anda mesti mengenalinya mengikut jenis. Kedua-dua jenis asas - pertukaran cawangan multiline dan swasta - sama tetapi berbeza dalam tahap kerumitannya. Yang paling mudah adalah telefon multiline standard. Dengan telefon multiline, anda boleh mempunyai maksimum kira-kira lapan hingga 10 garisan individu yang masuk ke dalam satu telefon, yang masing-masing biasanya memaparkan sebagai garis individu, seperti "Baris 1, " "Baris 2" dan "Baris 3" pada setiap sambungan telefon di pejabat. Telefon multiline memerlukan operasi manual. Sistem pertukaran Cawangan swasta - juga dikenali sebagai sistem PBX - adalah sistem telefon automatik yang sering digunakan oleh perniagaan yang lebih besar. Sistem PBX memberi anda pilihan untuk talian tambahan dan automasi membuat penyambut tetamu pusat tidak perlu.

Multiline

Telefon multiline berfungsi dengan berbeza bergantung pada pilihan yang tersedia. Dalam sistem asas, setiap baris dalam sistem mempunyai nombor telefon yang berasingan. Anda menerbitkan setiap nombor telefon dan merawat setiap satu sebagai baris berasingan. Baris yang menerima panggilan itu akan berdering dan cahaya akan berkelip, tetapi jika garisan sedang digunakan, pemanggil akan mendapat isyarat yang sibuk atau terus ke mel suara. Pilihan lain ialah perkhidmatan yang dipanggil "rollover" di mana anda menerbitkan hanya satu nombor dan panggilan masuk menduduki baris dalam urutan menurun. Sebagai contoh, jika anda mempunyai tiga baris masuk dan dua orang pemanggil membuat panggilan pada masa yang sama, satu panggilan akan berdering pada Talian 1 dan panggilan kedua akan berdering pada Talian 2. Kedua-dua jenis biasanya menawarkan ciri-ciri seperti mel suara dan panggilan memindah, sebagai dan juga sistem pembesar suara yang membolehkan penyambut tetamu memberi amaran kepada pekerja untuk panggilan masuk.

Asas PBX

Sistem telefon PBX menjalankan tugas umum yang sama seperti sistem multiline tetapi tanpa bantuan manusia. Panggilan masuk masuk melalui penampan, kawasan penerimaan elektronik, dan kemudian bergantung kepada nombor panggilan panggilan, satu daripada dua tindakan berlaku. Sekiranya pemanggil mendail nombor pusat, mereka akan mempunyai pilihan untuk mendail nombor sambungan dengan serta-merta atau mendengar senarai sambungan telefon automatik, pilih satu dan sambungkan. Jika pemanggil mendail salah satu garis sambungan terus, mereka boleh memintas sistem sepenuhnya dan menyambung ke sambungan. Contohnya, jika nombor pusat ialah 555-4123, bilangan sambungan terus boleh nombor seperti 555-4124 dan 555-4125.

Pilihan PBX

Pilihan tambahan sistem telefon PBX adalah keupayaan untuk menyambung secara dalaman. Pekerja boleh menggunakan telefon untuk memanggil sambungan pejabat lain tanpa menggunakan saluran luar, biasanya dengan menelefon tiga digit terakhir nombor, seperti 124 atau 125. Untuk mengakses saluran luar dan membuat panggilan keluar, kebanyakan sistem PBX memerlukan anda termasuk satu nombor tambahan - seperti nombor 9 - sebelum meletakkan panggilan.