Cara Merancang Mesyuarat Perniagaan

Perniagaan tidak boleh membuang masa kerana mesyuarat yang kurang berstruktur. Setiap minit terbuang adalah satu minit yang boleh digunakan di tempat kerja. Oleh itu, ia adalah penyandang kepada orang yang memanggil mesyuarat itu untuk merancang semua aspek, termasuk agenda dan di mana peserta mesyuarat akan duduk. Ini juga akan membantu untuk memastikan mesyuarat berikutnya adalah cekap dan baik dihadiri.

1.

Tentukan peserta mesyuarat untuk memilih saiz bilik.

2.

Tempah bilik dan lokasi pada tarikh mesyuarat. Pertimbangkan bilangan orang yang hadir dan keperluan peralatan persembahan.

3.

Buat agenda. Ini mungkin merupakan bahagian yang paling penting dalam merancang sesuatu mesyuarat. Mulakan dengan akhir dalam fikiran dan bekerja ke belakang. Sebagai contoh, jika tujuan mesyuarat adalah untuk mengundi pada projek kerja seterusnya, mulakan dengan undi dan menentukan apa maklumat yang perlu dihadapi oleh peserta yang hadir sebelum undi itu dapat terjadi. Agenda harus bermula dengan peringatan objektif dan tujuan yang cepat, diikuti dengan jangka waktu yang diperuntukkan untuk setiap pembentangan - bersama dengan nama penyampai - dan kemudian berakhir dengan waktu dan tarikh pertemuan yang akan datang.

4.

Jemput peserta mesyuarat dan berikan mereka dengan agenda sementara yang meminta maklum balas dan / atau perubahan agenda dua hari sebelum mesyuarat. Juga memberi arahan untuk bahan persembahan.

5.

Hantar pengesahan untuk waktu, tempat dan lokasi mesyuarat, dengan agenda terkini. Tekan masa mesyuarat dan sediakan bahan persembahan untuk bertemu peserta. Juga termasuk maklumat hubungan (telefon bimbit) jika sesiapa mempunyai kecemasan atau keperluan membantu mencari lokasi mesyuarat.

6.

Tiba 30 minit lebih awal dan ikuti agenda mesyuarat. Pada hari mesyuarat, pastikan untuk tiba disediakan. Ikuti agenda mesyuarat dan tentukan seseorang untuk membantu menjejaki masa.