Cara Merancang Mesyuarat di Tempat Kerja Komunikasi

Komunikasi yang efektif di tempat kerja meningkatkan produktiviti dan memupuk semangat kerja berpasukan antara rakan sekerja. Pertemuan mengenai komunikasi pejabat adalah cara yang berkesan untuk menetapkan jangkaan untuk pekerja dan menerima maklum balas mengenai komunikasi di tempat kerja. Untuk menggunakan masa mesyuarat dengan berkesan, anda memerlukan agenda yang kukuh yang menangani kebimbangan komunikasi khusus untuk perniagaan anda. Beri diri anda banyak masa untuk mempersiapkan mesyuarat melalui penilaian terhadap tabiat komunikasi semasa di tempat kerja, serta matlamat anda.

1.

Perhatikan kaedah komunikasi semasa di pejabat. Menilai keberkesanan kaedah tersebut, yang mungkin termasuk e-mel, mesej segera, komunikasi orang dan telefon. Melibatkan kakitangan pengurusan dan penyelia lain untuk mendapatkan analisis terhadap tabiat semasa.

2.

Tuliskan senarai matlamat komunikasi dan perubahan yang ingin anda lihat dalam organisasi. Serlahkan kaedah komunikasi pilihan untuk pelbagai situasi. Kenal pasti kelemahan utama atau kawasan untuk penambahbaikan dalam kaedah komunikasi semasa.

3.

Perincian cara tertentu pekerja perlu membuat perubahan dalam komunikasi. Sebagai contoh, anda mungkin membuat keputusan bahawa pekerja perlu menggunakan komunikasi seseorang jika mungkin atau memastikan bahawa kakitangan tertentu dimasukkan ke dalam komunikasi e-mel. Tentukan sama ada latihan diperlukan atau sama ada pekerja boleh melaksanakan perubahan dengan serta-merta dengan sendirinya.

4.

Menghasilkan salinan standard komunikasi yang ingin anda laksanakan. Memiliki ini secara bertulis mengurangkan peluang untuk salah tafsir atau boleh membawa kepada perbincangan yang lebih bermaklumat pada mesyuarat anda.

5.

Tulis agenda untuk mesyuarat berdasarkan perubahan yang dicadangkan dan jangkaan komunikasi yang ditetapkan untuk pekerja. Menggabungkan masa untuk maklumbalas atau soalan daripada peserta mesyuarat. Gunakan mesyuarat untuk mengamalkan kemahiran komunikasi anda, terutamanya mendengar dengan teliti kepada peserta lain dan membenarkan mereka untuk menyatakan diri sebelum bertindak.