Cara Merancang Mesyuarat Rundingan

Sebagai tambahan kepada perjanjian, perancangan adalah salah satu aspek yang paling penting dalam perundingan. Perancangan yang kurang baik dapat mengakibatkan pihak lain mengambil lebih banyak konsesi daripada yang Anda bersedia untuk memberikan, yang mungkin menghasilkan harapan yang tidak realistis dari perusahaan Anda dan syarat-syarat rundingan masa depan, serta mengurangi keuntungan Anda. Lebih banyak masa yang anda dedikasikan untuk menyediakan dan merancang mesyuarat rundingan, lebih baik hasil akhir anda.

1.

Mengendalikan beberapa penyelidikan. Ketahui tentang syarikat dan individu yang anda berunding. Khususnya, cari tahu tentang isu-isu yang boleh mempengaruhi hasil pihak yang lain. Jika rundingan berkenaan dengan tawaran untuk mendapatkan kontrak, ketahui lebih lanjut mengenai persaingan dan keperluan utama syarikat. Ketahui mengenai isu kewangan yang boleh menjejaskan hasil rundingan, seperti terma dan belanjawan pembayaran, dan mengenai maklumat yang masih perlu sebelum anda boleh memulakan rundingan.

2.

Tahu objektif anda serta objektif pihak lain. Dalam mesyuarat rundingan, matlamat anda adalah perjanjian yang anda ingin capai. Pertimbangkan hasil ideal anda, hasil yang dapat diterima dan terma perjanjian yang paling teruk yang mungkin anda terima. Tambahan pula, pelajari tentang matlamat dan hasil pihak lain yang mungkin mereka terima.

3.

Sediakan untuk memberikan maklumat kepada pihak yang lain. Pastikan anda juga tahu maklumat yang anda dapat mendedahkan kepada pihak lain juga.

4.

Menilai konsesi, perkhidmatan, item atau istilah yang anda sanggup berputus asa atau berkompromi. Ketahui tentang nilai bukan wang dan kos setiap konsesi yang anda miliki dan apa yang akan dikenakan kepada anda untuk menyesuaikannya. Menilai kos konsesi kepada pihak lain dan aspek yang tidak boleh dirunding.

5.

Ketahui had kuasa anda. Sekiranya berkenaan, berbincang dengan penyelia atau lembaga pengarah anda mengenai aspek rundingan yang anda boleh bersetuju atau berkompromi tanpa kebenaran tambahan. Sebaliknya, jika anda mengadakan mesyuarat rundingan dengan rakan sekerja, memutuskan peranan masing-masing individu dan cara paling berkesan untuk bekerja bersama. Peranan boleh termasuk memimpin, mengambil nota dan memerhati.

6.

Buat strategi. Dalam pelan tindakan anda, tentukan cara terbaik anda boleh mencapai matlamat perundingan anda dan gariskan taktik yang anda anggap bermanfaat. Bandingkan ini dengan pelan tindakan dan taktik yang anda fikir pihak lain boleh menggunakan.

7.

Rancang untuk berunding mengenai isu yang paling penting terlebih dahulu. Berunding dengan isu-isu kurang penting terlebih dahulu dapat memberi anda lebih banyak masa untuk memberi tumpuan kepada konsesi yang lebih bernilai.

8.

Sediakan agenda mesyuarat. Dalam agenda, senaraikan topik rundingan mengikut arahan anda dan pihak lain akan mempertimbangkannya, dan letakkan had masa pada setiap item, jika perlu. Di samping itu, masukkan lokasi mesyuarat rundingan dan nama peserta.