Cara Merancang & Mengurus Aktiviti Kerja

Pemilik perniagaan tahu bahawa produktiviti diperbaiki dengan kecekapan pekerja. Membantu ahli pasukan merancang dan menyusun aktiviti kerja yang menetapkan rutin, memberikan arahan tentang cara memprioritaskan tugas harian dan menangani halangan yang mungkin. Apabila pekerja telah menganjurkan hari-hari, ada masa yang kurang digunakan untuk mencari tahu perkara seterusnya. Hasil akhir adalah masa yang tidak dibazirkan, kecekapan yang lebih baik dan peningkatan produktiviti. Sentiasa merancang dan menganjurkan aktiviti kerja agar dapat memaksimumkan keberkesanan.

Tentukan Tugas Tertentu

Brainstorm semua tugas yang diperlukan sepanjang hari. Jangan risau tentang menganjurkan pada peringkat ini. Fikirkan segala yang berlaku pada siang hari dari berjalan di pintu, membuat kopi dan masuk ke dalam komputer. Jika telefon perlu dihidupkan dari perkhidmatan suara, masukkan ini bersama-sama dengan menyemak mesej.

Fikirkan tentang memfailkan, mencarik dan apa-apa tugas inventori yang muncul secara kerap. Sesi brainstorming ini akan menjadi asas bagi pelan aktiviti harian.

Tugas keutamaan dan urutan

Tugas-tugas kumpulan bersama-sama. Mungkin ada tugas yang perlu dilakukan dalam urutan tertentu atau bersama. Sebagai contoh, mungkin terdapat satu siri tindakan yang diperlukan dalam membuka pejabat daripada membuka kunci pintu, melucutkan senjata penggera, beralih mel suara, menyemak mesej dan membuat kopi pertama. Pergi ke seluruh senarai tugasan yang dicetuskan dan tugas berkaitan kumpulan.

Sebaik sahaja anda mempunyai senarai berkumpulan yang boleh terdiri daripada pembukaan, penutupan, jualan dan tugas perkhidmatan, menetapkan item keutamaan. Tulis semula setiap senarai dikumpulkan berdasarkan urutan keutamaan. Sebagai contoh, ia mungkin menjadi keutamaan perkhidmatan untuk mengembalikan semua mesej telefon dalam jam pertama pembukaan. Memanggil pembekal mengenai perubahan inventori mungkin tidak menjadi keutamaan utama pada awal pagi.

Tetapkan Jadual Waktu yang Nyata

Terdapat beberapa tugas berkumpulan yang perlu dilakukan pada waktu tertentu hari ini. Sebagai contoh, tugasan pembukaan dan penutupan tidak boleh dilakukan pada pertengahan hari. Walau bagaimanapun, tugas lain mempunyai fleksibiliti waktu. Cuti hari ke bawah untuk membentuk rutin. Sebagai contoh, jam pertama hari boleh ditumpukan untuk mengembalikan mesej dari mel suara dan e-mel. Jam berikutnya boleh dikhaskan untuk tugas jualan yang berkaitan dengan jam-jam berikut sebelum makan tengah hari dikhaskan untuk mesyuarat pelanggan.

Fikirkan masa terbaik untuk melakukan aktiviti. Sebagai contoh, jika anda memerlukan lebih banyak tenaga untuk menulis cadangan, mungkin lebih baik untuk meletakkan tugas ini lebih awal pada hari itu dan menyimpan kurang tugas intensif tenaga untuk kemudian hari ketika tenaga anda lebih rendah. Menetapkan jadual waktu yang realistik untuk mencapai tugas. Contohnya, jika anda tahu bahawa diperlukan sekurang-kurangnya dua jam untuk memproses pesanan dan mengeluarkannya pada hari yang sama, jangan memberikan diri anda dua jam terakhir sebelum tarikh akhir penghantaran untuk menyelesaikan tugas; menetapkan keutamaan ini pada awal hari.

Keluarkan Potensi Kegagalan

Terdapat begitu banyak gangguan yang berpotensi dalam hari kerja setiap orang. Telefon bimbit peribadi, mesej teks, mesej segera, media sosial dan melayari internet adalah gangguan besar tetapi bukan satu-satunya. Kerosakan kopi yang berlebihan dan bercakap dengan rakan sekerja sangat mengurangkan produktiviti juga. Tetapkan masa rehat dan matikan semua peranti yang berpotensi beralih dari menyelesaikan tugas.

Jadilah realistik tentang memeriksa peranti dan berbincang dengan rakan sekerja tetapi membangunkan disiplin untuk membatasinya pada masa-masa tertentu. Sesetengah orang bahkan mematikan pemberitahuan e-mel, menetapkan masa tertentu untuk membaca dan membalas e-mel, memfokuskan tenaga pada tugas serta-merta daripada cuba multitask.