Cara Merancang Acara Promosi

Merancang acara kenaikan pangkat adalah seperti merancang pesta makan malam: bijak untuk mengharapkan orang makan dan minum sebanyak dua kali sebanyak yang anda fikirkan dan mengharapkan yang tidak dijangka. Bunyi seperti menyeronokkan? Boleh jadi, terutamanya jika anda mengambil langkah-langkah untuk merancang acara anda dengan membayangkannya dari awal hingga akhir, membuat senarai tugas dan kemudian melakukan sebanyak mungkin sebelum hari kejadian. Sebagai pemilik perniagaan kecil, acara promosi anda boleh menjadi memori yang bahagia dan satu untuk meniru seperti yang anda merancang acara masa depan.

1.

Mulailah dengan memutuskan siapa yang patut anda jemput untuk acara promosi anda, kerana bilangan peserta akan mempengaruhi kos acara anda lebih daripada apa-apa keputusan lain. Katakan anda menjadi tuan rumah sebuah rumah terbuka untuk meraikan pembukaan bangunan tambahan baru ke pejabat anda. Menjemput pelanggan semasa dan masa lalu adalah sesuai, seperti yang menjemput vendor penting dan rakan strategik.

2.

Rancang untuk menghantar jemputan khusus kepada ahli perniagaan perdagangan tempatan atau kumpulan perniagaan anda yang lain kerana mengeluarkan jemputan "selimut" kepada beratus-ratus ahli boleh mengatasi acara anda dengan terlalu ramai orang. Yang berkata, adalah munasabah untuk mengharapkan kadar penerimaan 10 hingga 20 peratus. Pertimbangkan untuk mengharuskan RSVP supaya pada hari kejadian itu, anda boleh memperhalusi rancangan anda, terutamanya untuk memesan makanan dan minuman.

3.

Buat senarai tugasan semasa anda merancang secara rawak acara anda dari awal hingga akhir. Buat senarai dengan judul: "Status (tarikh)" "Person Point" "Tugas yang akan Selesai" "Pembelian yang diperlukan" "Nama Penjual dan Nombor Telefon" "Batas waktu" "Menunggu Kerja / Halangan" dan "Nota Tambahan."

4.

Isi senarai tugasan anda seperti yang anda ingini peristiwa anda, langkah demi langkah. Mulailah dengan memutuskan apa jenis hiasan yang anda percaya sesuai. Anda mungkin ingin meletakkan tanda-tanda strim dan "Selamat datang" dan memerintahkan bunga segar. Letakkan item ini pada senarai tugas anda. Buat masa ini, mereka akan berfungsi sebagai senarai kehendak kerana anda akan mengumpulkan kos dan mengkaji bajet anda untuk acara itu.

5.

Semak menu dari restoran tempatan atau syarikat katering untuk membuat keputusan mengenai tawaran makanan untuk acara promosi anda. Ramai peristiwa selepas waktu mempunyai makanan jari dan makanan pembuka daripada makan malam yang penuh. Anda harus menawarkan beberapa pilihan, serta pelbagai harga. Minta bimbingan dalam menentukan berapa banyak makanan yang ditempah, walaupun peraturan umum adalah untuk memesan empat makanan pembuka setiap peserta. Letakkan pesanan makanan pada senarai tugas anda.

6.

Pilih menu minuman untuk acara anda, dan semasa anda menyelesaikan senarai tugas anda, tentukan bagaimana minuman akan disampaikan. Anda mungkin ingin menunjuk seseorang untuk mencurahkan bir dan wain dan letakkan minuman ringan dan air di dalam pendingin yang berdekatan bagi orang ramai untuk menolong diri mereka sendiri. Jangan lupa menambah ais ke senarai "pembelian" yang diperlukan.

7.

Menyusun senarai peralatan untuk acara anda, termasuk kerusi, meja duduk, meja bistro dan alas meja. Buat nota pada senarai tugas anda untuk menghubungi syarikat sewa tempatan untuk membandingkan harga.

8.

Draf senarai item sampingan yang anda perlukan untuk acara anda. Bayangkan apa yang orang akan lakukan dari saat mereka berjalan melalui pintu anda sehingga masa mereka pergi. Jika anda mahu tetamu masuk dan memakai tag nama, merancang untuk menyediakan meja selamat datang di pintu depan anda. Jangan lupa untuk memesan bekalan dan tentukan seseorang untuk menanamnya. Jika anda merancang untuk menyewa pembicara tetamu atau deejay untuk memainkan muzik, tentukan lokasi terbaik untuk tarikan dan merancang untuk sebarang bekalan yang mereka perlukan.

9.

Ambil senarai tugasan anda dan kumpulkan harga untuk setiap pembelian yang diperlukan. Ini adalah salah satu bahagian yang paling memakan masa merancang acara promosi, jadi pastikan untuk memberi diri anda masa yang mencukupi untuk membandingan kedai dan menghancurkan nombor-nombor itu. Faktor dalam kusyen kos 20 peratus untuk tetamu yang tidak dijangka-dan selera besar yang tidak disangka-sangka. Walaupun bunga segar menambah sentuhan yang bagus ke bilik, anda mungkin memutuskan untuk memotong perbelanjaan ini memihak kepada pesanan makanan yang cukup-selalu salah satu cabutan utama acara.

10.

Hantar jemputan sekurang-kurangnya empat minggu sebelum acara promosi anda. Termasuk RSVP untuk membantu perancangan anda. Jangan terkejut jika orang yang RSVP tidak hadir pada acara anda, sementara mereka yang tidak RSVP mungkin muncul.

11.

Menggalakkan acara anda dengan menyiarkan berita tentang acara promosi anda di tapak web syarikat anda, risalah gantung di perniagaan anda dan menghantar e-mel peringatan. Aturkan pekerja anda untuk mengingatkan orang ramai tentang acara itu apabila mereka bercakap dengan mereka melalui telefon atau melihatnya secara peribadi.

12.

Semak senarai tugas dan jadual waktu berulang kali sehingga hari kejadian, pastikan untuk menyelesaikan kebanyakan tugas sekurang-kurangnya sehari sebelum itu. Meninggalkan terlalu banyak untuk dilakukan pada minit terakhir hanya akan menambah tekanan anda dan mengurangkan keseronokan pementasan acara promosi anda.

Petua

  • Walaupun bijak untuk memesan lebih kurang 20 peratus lebih banyak makanan dan minuman daripada yang anda fikir anda perlukan, perlu diingat bahawa banyak kedai runcit akan membolehkan anda memulangkan minuman yang tidak dibuka.
  • Tugas-tugas yang ditugaskan kepada pekerja yang dipercayai dan bertemu atau berbincang dengan mereka dengan kerap untuk sentiasa mengetahui situasi yang berubah-ubah.
  • Gambar gambar acara promosi anda. Anda mungkin ingin menggunakannya di laman web anda atau potongan pemasaran masa depan.