Cara Merancang Audit Kontrak Pembekal

Menguruskan vendor dengan berkesan melibatkan penjanaan penyataan kerja yang komprehensif, mengadakan mesyuarat tetap dengan pembekal, menjalankan audit untuk menilai prestasi, dan mengekalkan kad skor atau papan pemuka untuk melaporkan status. Merancang audit merangkumi penyenaraian item kepada anda yang ingin diukur, kriteria kejayaan dan kaedah penilaian. Pelan anda juga perlu memasukkan senarai tindakan pemulihan yang diperlukan jika mana-mana elemen gagal untuk lulus pemeriksaan. Di samping itu, pelan audit kontrak pembekal anda hendaklah mengandungi seksyen yang mengarahkan juruaudit tentang cara menyelesaikan audit, jadi kerja itu dilakukan secara konsisten.

1.

Kenal pasti apa-apa maklumat kawal selia atau dokumen rujukan yang boleh memberi kesan kepada cara anda menjalankan audit anda. Di bahagian pertama pelan anda, terangkan dompet audit anda. Sebagai contoh, untuk mengaudit pembekal perkhidmatan jaga rumah kepada syarikat anda, anda harus menyatakan pematuhan dengan kesihatan tempatan sebagai salah satu sebab untuk menjalankan penilaian. Buat dokumen untuk merakam rancangan anda. Muat turun templat dari laman web atau buat rancangan anda sendiri.

2.

Terangkan skop audit. Contohnya, senaraikan item dalam kontrak yang anda ingin periksa. Anggarkan masa yang diambil untuk mengamati atau menguji setiap komponen. Kenal pasti jenis audit yang anda merancang untuk menjalankan. Ini mungkin merupakan audit pembekal baru, audit tetap, pembaharuan audit kontrak atau audit sebab yang dicetuskan oleh pelanggaran. Buatkan ringkasan untuk menunjukkan berapa lama anda mengharapkan audit diambil supaya pembekal dapat merancang untuk menyerahkan personil, jika diperlukan, untuk mengambil bahagian dalam audit.

3.

Kenal pasti peranan dan tanggungjawab semua orang yang berkaitan dengan audit. Terangkan jenis tindakan yang anda harapkan untuk dilakukan oleh pembekal semasa audit. Tetapkan harapan tentang hasil, seperti tindakan pemulihan, tugas tambahan atau ganjaran.

4.

Sediakan kuesioner praaudit. Dengan menanggapi beberapa soalan mengenai status item dalam kontrak atau Penyata Kerja, pembekal mendapat peluang untuk memberi isyarat kepada anda mengenai sebarang isu sebelum audit bermula.

5.

Termasuk maklumat prosedural. Gunakan maklumat ini untuk melatih pasukan audit. Dengan menjalankan audit secara konsisten dengan pembekal, anda boleh membandingkan hasil dari bulan ke bulan dan menganalisis trend.

6.

Menjangka masalah dan menyediakan penyelesaian. Pelan pengurusan risiko anda membolehkan anda bertindak balas dengan cepat jika audit kontrak pembekal anda gagal dan pembekal perlu membetulkan perkara tertentu. Bersedia untuk menyelesaikan masalah, selesaikan konflik dan berunding penyelesaian.

7.

Merangka format laporan untuk hasil audit anda. Kenal pasti di mana anda bercadang untuk menyimpan rekod audit dan berapa lama anda berhasrat untuk menyimpan maklumat audit. Ini termasuk log pemerhatian, senarai semak, multimedia - seperti audio dan video - dan hasil lain dari audit.