Bagaimana Menyelaraskan Proses Kerja dan Meningkatkan Aliran Kerja

Kecekapan mana-mana pejabat atau operasi pengeluaran bergantung kepada aliran kerja. Semakin baik seorang pengurus dengan jelas mendefinisikan proses tetap, semakin efisien timnya menjadi. Ini menjimatkan masa pekerja keseluruhan, menjadikan pasukan lebih berkesan dan mampu melakukan lebih banyak tekanan atau kekecewaan. Pada penghujung hari, kecekapan membawa keuntungan keuntungan yang lebih besar. Untuk memperkemas proses kerja dan memperbaiki alur kerja, menilai keseluruhan operasi dari atas ke bawah, mencari kawasan penambahbaikan.

Menilai Proses Sedia Ada

Lihatlah apa yang sedang anda lakukan dengan mata terbuka. Minta maklum balas daripada kakitangan sedia ada tentang apa yang mengecewakan mereka pada hari itu dan apa yang berfungsi dengan baik. Inventori seluruh pejabat, dari sistem pemfailan ke organisasi gudang. Menilai umur dan keupayaan perkakasan dan perisian komputer. Menilai penggunaan kertas di pejabat, termasuk bagaimana bentuk digunakan, diproses dan diarkibkan.

Segala-galanya adalah sebahagian daripada proses keseluruhan, tetapi setiap kawasan mempunyai proses atau prosesnya sendiri. Semasa anda mengumpulkan maklumat, buat folder fail untuk setiap kawasan semakan khusus. Ini akan menganjurkan data anda untuk langkah seterusnya proses: menganalisis hasil.

Menganalisis Keputusan

Sebaik sahaja anda telah mengumpul data dari penilaian anda, menilai proses kerja anda. Mungkin pekerja mengatakan bahawa proses pesanan gerai kerana komputer membeku. Pelanggan mungkin akan mengeluh mengenai waktu penahan di telefon. Gudang anda mungkin mengalami gangguan dengan kakitangan yang kecewa sentiasa mencari perkara yang tidak disimpan dengan betul.

Sebagai contoh, dalam fasa penilaian anda mendapati bahawa anda mempunyai tiga sampul kertas yang dikumpulkan setiap minggu. Itulah banyak kertas dan perbelanjaan untuk mencarik. Menganalisis hasilnya akan melibatkan menubuhkan kos pemotongan, kertas, toner, pakai dan pekerja masa berpotensi berurusan dengan percetakan, memusnahkan dan mungkin mengimbas dokumen untuk arkib. Bandingkan kos ini kepada perkakasan dan perisian baru untuk mengurangkan kegunaan kertas dan membolehkan kakitangan menyimpan semua perkara yang penting kepada sistem komputer. Apakah kos dan kerangka masa untuk pelaburan dalam proses baru?

Mengutamakan Bidang Utama Fokus

Selepas menganalisis keputusan, pangkat setiap proses mengikut urutan kepentingan, atau menilai pada skala satu hingga 10. Ini membantu anda memberi tumpuan kepada bidang yang mempunyai potensi tertinggi untuk meningkatkan aliran kerja. Bagi sesetengah syarikat, mengatur gudang dan mewujudkan satu proses untuk memastikan gudang yang dipelihara dengan baik mungkin menjadi prioritas tertinggi. Bagi syarikat lain, mewujudkan program pengurusan pengekalan pelanggan mungkin menjimatkan masa jualan wakil pengesanan dan tindak lanjut.

Automate and Streamline

Ambil setiap proses mengikut keutamaan dan lihat bagaimana proses berfungsi. Anda sedang mencari langkah yang anda boleh keluarkan untuk memperkemaskan proses tersebut. Ini mungkin melibatkan automasi. Ini mungkin melibatkan menghapuskan borang pesanan kertas dan menyimpan keseluruhan pesanan di komputer untuk mengalir dari jualan kepada pengedaran secara automatik.

Mintalah ahli-ahli kakitangan yang bekerja di jabatan untuk meneliti proses tersebut dan berikan idea tentang di mana masa menjadi sia-sia. Mereka yang bekerja dalam satu proses adalah sumber maklumat yang hebat. Cuba proses secara peribadi, atau dapatkan seseorang baru dalam proses mencubanya. Set mata baru mungkin melihat kawasan sisa dalam menyelesaikan proses.

Sediakan untuk Laraskan

Tukar proses berdasarkan keputusan anda. Sebaik sahaja anda mempunyai proses baru di tempat, melatih pekerja dan jelaskan bahawa proses baru ada untuk membantu semua orang menjadi lebih bahagia dan lebih produktif. Prosedur baru mengambil masa untuk dilaksanakan, jadi bersabarlah, kerana pekerja mungkin kembali ke zaman lama, cara yang selesa pada masa-masa tertentu. Ingatkan mereka tentang proses itu, dan menjejakinya. Anda mungkin mendapati proses baru berfungsi dengan cemerlang, tetapi kebanyakan masa, anda perlu membuat penyesuaian sepanjang jalan.

Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai satu proses untuk menghantar kad ucapan terima kasih kepada pelanggan baru anda. Sebagai sebahagian daripada memperkemas proses, anda menetapkan sistem automatik untuk melakukan ini. Walaupun ini menjimatkan masa anda, perkhidmatan mungkin tidak terlalu peribadi. Pada akhirnya, anda mungkin perlu mencari perkhidmatan yang lebih baik atau kombinasi automasi dan langkah manual untuk mencapai aliran kerja kad ucapan yang optimum.