Petua Organisasi Mengemukakan Pejabat

Mengekalkan fail pejabat yang dianjurkan mungkin kelihatan seperti pekerjaan yang membosankan; tetapi dengan sedikit perancangan, ditambah dengan alat yang betul, anda boleh mengatur fail anda dengan mudah dan memastikan ia teratur. Keperluan asas untuk pemfailan pejabat ialah fail kerja setiap hari harus mudah diakses. Kesederhanaan harus mantra anda. Semakin mudah sistem pemfailan adalah, semakin tinggi kemungkinan keseluruhan pejabat akan menggunakan sistem dengan cekap dan membantu memastikannya tetap kemas dan teratur.

Tahu Bagaimana Anda Bekerja

Tentukan tabiat kerja anda supaya anda dapat merangka sistem pemfailan yang sesuai dengan cara anda beroperasi. Tanya diri anda jika anda merasa lebih selesa mencari fail secara numerik atau abjad. Adakah anda menjalankan carian mengikut nama pelanggan anda atau mengikut kategori? Organisasi adalah mengenai sistem pemfailan yang sesuai dengan kebiasaan anda. Ini sepatutnya menjadi peringkat pertama anda dalam merancang sistem pemfailan anda.

Pengekodan Warna

Fail dan dokumen pengekodan warna adalah alat yang hebat untuk mengatur sistem pemfailan. Berikan warna khusus untuk setiap jabatan atau segmen syarikat anda. Contohnya, anda boleh menetapkan warna merah kepada semua fail yang berkaitan dengan akaun dan kuning kepada dokumen yang berkaitan dengan akaun boleh terima. Gunakan folder berwarna untuk mengenal pasti kategori yang mudah. Walau bagaimanapun anda menetapkan warna anda, menjadikannya konsisten dan sesuai di seluruh perniagaan untuk mengelakkan kekeliruan. Pastikan anda berkongsi skema pengkodan warna dengan semua pekerja. Anda juga boleh membeli folder bergantung berwarna dengan tag label plastik yang akan membantu anda mencari dokumen. Selain dari utilitinya, sistem berwarna-warni adalah menyenangkan kepada mata dan boleh menambah keceriaan kepada ruang kerja juga.

Tahu Keperluan Storan Anda

Anda juga perlu menentukan keperluan storan anda. Berapa banyak fail yang anda ada? Berapa besarnya mereka? Berapa kerap anda perlu mengaksesnya? Jawapan anda kepada soalan-soalan ini akan menentukan kepingan penyimpanan apa yang anda perlukan: kabinet pemfailan dua laci, folder fail desktop, kabinet empat laci pemfailan sisi dan sebagainya. Terdapat banyak pilihan penyimpanan yang ada. Jangkakan peningkatan saiz fail apabila memilih peralatan storan. Unit pembelian yang boleh menampung dua kali ganda sebahagian besar fail yang anda ada pada masa ini. Ini akan mengurangkan bilangan kali anda perlu menyusun semula.