Dasar pada Fail Personil

Tidak kira sama ada undang-undang memerlukannya, anda harus menyimpan fail kakitangan untuk setiap pekerja anda. Rekod kakitangan boleh membantu anda melindungi diri daripada tindakan undang-undang pekerjaan, seperti diskriminasi atau tuntutan penamatan salah. Dasar rekod kakitangan anda hendaklah mematuhi undang-undang persekutuan dan negeri yang berkenaan. Akses kepada fail harus dihadkan kepada beberapa individu yang terpilih.

Kemasukan Fail

Apabila anda menyewa pekerja, buat fail kakitangan untuknya dan simpan hanya dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan di dalamnya. Ini termasuk deskripsi kerja, permohonan kerja, resume, surat tawaran, kontrak pekerjaan dan borang yang berkaitan dengan faedah pekerja, penangguhan cukai dan resit buku panduan pekerja. Semasa pekerjaannya berlangsung, termasuk dokumen-dokumen berkaitan dengan ulasan tahunan, pencapaian dan anugerah, latihan dan bengkel atau seminar yang diselesaikan, isu kelakuan dan kehadiran, aduan daripada pelanggan dan rakan sekerja serta amaran dan tindakan disiplin.

Fail berasingan

Akta Orang Kurang Upaya Amerika menghendaki majikan yang dilindungi membuat fail berasingan untuk rekod perubatan pekerja. Fail perubatannya sepatutnya berada di dalam folder yang berasingan, bukannya diletakkan bersama rekod kakitangannya yang lain. Fail ini mesti mengandungi hanya item berkaitan perubatan, seperti kenyataan doktor, pensijilan perubatan dan data yang menggambarkan keadaan kesihatan ahli keluarga atau riwayat perubatannya. Anda juga mesti membuat fail berasingan untuk Borang Pekerja I-9, yang mana kerajaan berhak untuk memeriksa. Walau bagaimanapun, memberi akses kepada ejen-ejen itu kepada kakitangan boleh menjadi pelanggaran privasi pekerja anda. Oleh itu, sentiasa pastikan borang I-9 berasingan daripada rekod kakitangan.

Akses Rekod

Dalam polisi kakitangan anda, berikan individu yang boleh mengakses rekod kakitangan dan prosedur untuk mendapatkannya. Sebagai contoh, anda boleh memberi akses kepada pengurus dan pengawas atas dasar yang perlu diketahui, seperti ketika memutuskan untuk memindahkan pekerja ke jabatan lain. Wakil kerajaan dan penguatkuasa undang-undang yang menjalankan tugas mereka boleh mengakses fail kakitangan mengikut budi bicara anda, atas permintaan pekerja atau jika diperintahkan oleh mahkamah. Akses kepada rekod perubatan hendaklah dihadkan kepada beberapa individu utama, seperti pengurus sumber manusia dan pemilik syarikat. Negara mungkin mempunyai dasar tentang siapa yang boleh memeriksa rekod perubatan pekerja dan sama ada pekerja semasa dan bekas dibenarkan mengakses rekod kakitangan mereka.

Data Berkaitan Dilindungi dan Bukan Kerja

Berhenti daripada meletakkan data berkaitan yang dilindungi atau tidak bekerja dalam fail kakitangan pekerja. Ini termasuk kaumnya, tarikh lahir, status perkahwinan, status imigresen, asal kebangsaan, jantina, orientasi seksual, sejarah kewangan, Nombor Keselamatan Sosial dan tanggungan. Buat fail berasingan untuk dokumen ini. Jangan letakkan kritikan yang tidak berasas atau apa-apa yang anda tidak mahu juri melihat dalam fail kakitangan pekerja.

Penyimpanan Rekod

Undang-undang persekutuan dan negeri menentukan berapa lama anda mesti menyimpan rekod pekerjaan dan bagaimana membuangnya sebaik sahaja had masa pengekalan telah berlalu. Sebagai contoh, Suruhanjaya Peluang Pekerjaan yang Sama menghendaki majikan menyimpan rekod kakitangan selama satu tahun selepas pekerja berhenti. Dasar pengekalan rekod anda harus mengenal pasti orang yang bertanggungjawab untuk mengekalkan fail, bagaimana dokumen harus digunakan dan disimpan, dan bagaimana ia harus dimusnahkan setiap undang-undang persekutuan atau negeri. Sekiranya perlu, rujuk jabatan buruh negeri atau peguam untuk undang-undang penyimpanan yang terpakai untuk perniagaan kecil anda.