Polisi & Prosedur untuk Akaun Belum Terima

Salah satu fungsi perniagaan yang paling asas ialah menguruskan wang yang masuk ke dalam syarikat hasil daripada aktiviti jualan. Syarikat mesti menyediakan akaun untuk pelanggan untuk menyusun pembayaran dan menangani persoalan sama ada untuk mengeluarkan kredit dan kepada siapa. Ia harus mengumpul wang dari pelanggan yang telah membuat pembelian, dan ia mesti mendamaikan pembayaran invois dan dana yang diterima. Semua aktiviti ini memerlukan dasar untuk memberi mereka arahan dan prosedur untuk menentukan bagaimana pekerja menjalankannya.

Latar Belakang

Syarikat mesti mengimbangi mempercepatkan pengumpulan akaun yang boleh diterima dengan kemungkinan mendapatkan pelanggan dengan mengeluarkan kredit dan melaksanakan istilah pembayaran mudah. Perniagaan kecil sering mempunyai akses terhad untuk mengecilkan diri mereka sendiri dan mungkin bergantung kepada pembayaran pesat jumlah yang tertunggak. Dasar syarikat menentukan matlamat dan rangka kerja fungsi-fungsi akaun belum terima dari sudut pandang batasan sedemikian. Isu-isu kualiti sering menyebabkan pembayaran lewat, dan syarikat mesti mempertimbangkan kepuasan pelanggan dalam prosedur pengumpulan.

Menguruskan Invois

Langkah pertama dalam melaksanakan sistem piutang akaun adalah membangunkan dasar dan prosedur untuk penciptaan invois. Perniagaan boleh mempercepat koleksi dengan mengeluarkan invois sebaik sahaja jualan selesai. Dasar dalaman mestilah terperinci apabila jabatan jualan harus melaporkan jualan dan apabila jabatan perakaunan harus mengeluarkan invois. Prosedur terperinci mengenai apa yang harus disertakan laporan jualan, cara mempersiapkannya dan di mana untuk menghantarnya. Prosedur perakaunan memberikan butiran penyediaan invois, pengesahan, kemasukan data ke dalam perisian perakaunan dan surat menyurat invois.

Mengurus Kredit

Kecuali pelanggan sentiasa membayar terlebih dahulu, mereka biasanya menerima kredit, sekurang-kurangnya sehingga mereka membayar bil mereka. Pelanggan yang menerima kredit mesti mempunyai akaun yang mana syarikat telah melakukan pemeriksaan kredit dan ia memantau pembayaran segera. Dasar syarikat menentukan pelanggan boleh membuka akaun, jenis proses kelulusan kredit yang dikenakan dan piawaian kredit yang diperlukan. Prosedur terperinci maklumat akaun yang diperlukan dari pelanggan, yang menjalankan pemeriksaan kredit dan bagaimana. Prosedur penyelenggaraan akaun memberi butiran mengenai prestasi pembayaran penjejakan dan bagaimana untuk menggantung kredit apabila diperlukan.

Mengutip Penghutang

Langkah terakhir dalam pengoperasian sistem piutang akaun adalah mengumpul amaun yang mungkin secepat mungkin. Sekiranya sebuah syarikat beroperasi dalam industri di mana bayaran dalam 30 hari adalah standard, ia boleh menawarkan diskaun atau insentif untuk bayaran terdahulu. Peringatan tetap kepada pelanggan dengan akaun terlambat adalah alat yang berkesan. Polisi menentukan terma pembayaran standard, apa-apa diskaun dan jadual untuk peringatan serta akibat pembayaran lewat. Pengambilan prosedur terperinci pembayaran penjejakan, memasuki resit ke dalam sistem perakaunan, menghantar peringatan untuk pembayaran lewat dan memulakan tindakan kutipan tambahan.