Garis Panduan Penyata Polisi

Kenyataan dasar adalah satu set jangkaan yang dibuat untuk menguruskan tingkah laku pekerja. Objektif boleh dicapai dari memastikan perniagaan mematuhi peraturan dan peraturan undang-undang untuk mewujudkan persekitaran kerja yang selamat dan mengekalkan kawalan dalaman. Walau apa pun objektif atau jenis dasar, namun garis panduan untuk membuat kenyataan polisi adalah serupa.

Fokus Penyata Dasar

Dasar berasal dari objektif perniagaan strategik, yang sendiri berasal dari misi dan visi perniagaan. Setiap dasar dan setiap kenyataan dasar harus mencerminkan aspek kedua. Sebagai contoh, dasar pelanggan harus merangkumi kenyataan dasar yang mencerminkan objektif seperti meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan kadar pengekalan pelanggan. Dasar yang memberi tumpuan kepada prestasi kewangan harus merangkumi kenyataan dasar yang mencerminkan pengoptimalan keuntungan, pengurangan kos dan kawalan dalaman. Setiap kenyataan dasar harus memberi tumpuan kepada peraturan atau objektif tertentu dan menjelaskan mengapa peraturan atau objektif diikuti.

Apa yang perlu disertakan

Kenyataan dasar yang bermakna menetapkan parameter untuk pelaksanaan yang berkesan. Setiap menyatakan dengan jelas siapa yang mereka memohon, mentakrifkan keadaan di mana pernyataan itu terpakai dan mentakrifkan syarat atau sekatan penting. Sekiranya penyataan dasar adalah semakan atau pengubahsuaian, ia mesti menubuhkan apa-apa konteks yang perlu dengan merujuk kepada penyata dasar yang terdahulu. Sebagai contoh, kenyataan dasar mengenai merokok di tempat kerja harus termasuk tajuk dasar pernyataan, nyatakan mengapa dasar sedang dilaksanakan dan nyatakan sama ada dasar itu terpakai untuk semua atau hanya kawasan tertentu bangunan atau alasan.

Apa yang Tidak Termasuk

Tercantas kepada fakta semasa membuat kenyataan dasar. Sebagai contoh, penting apabila menulis kenyataan dasar untuk mematuhi dasar dan mengelakkan termasuk arahan atau prosedur tambahan. Kenyataan dasar adalah arahan peringkat tinggi yang memberitahu pekerja tentang apa yang perlu dilakukan, sementara prosedur memberitahu pekerja bagaimana melaksanakan dasar. Sebaik sahaja kenyataan dasar ditulis dan diluluskan, prosedur boleh ditambah sebagai dokumen berasingan.

Gaya Verbiage dan Penulisan

Kenyataan dasar harus jelas dan ringkas dan termasuk kata kerja minimum yang diperlukan untuk menyampaikan maksudnya. Kecuali polisi merujuk kepada peraturan atau peraturan undang-undang, jangan gunakan maklumat seperti nama atau tarikh yang mungkin menjadi ketinggalan zaman. Gunakan nada formal, tetapi pastikan kenyataan dasar dapat difahami dengan mudah oleh semua orang, termasuk pekerja baru. Contohnya, tuliskan akronim dan tentukan istilah yang pekerja baru mungkin tidak faham. Gunakan tajuk yang tajam dan titik peluru, dan biarkan ruang putih yang cukup untuk memudahkan membaca polisi.