Proses Payroll Langkah-demi-Langkah

Penggajian melibatkan banyak tugasan untuk memastikan gaji dan pembayaran gaji yang tepat dan tepat pada masanya dan pematuhan cukai dan pematuhan penyimpanan rekod. Tugas-tugas ini tidak boleh diburu, dan mereka harus dilakukan dengan terperinci yang teliti. Jika tidak, gaji yang salah dan cukai gaji yang tidak wajar dan prosedur penyimpanan rekod boleh menyebabkan. Situasi terdahulu boleh menyebabkan pekerja menjadi kecewa; dua situasi terakhir boleh menyebabkan penalti daripada Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri dan Jabatan Buruh AS. Oleh itu, semasa membuat daftar gaji, gunakan proses langkah demi langkah.

Memproses gaji sebelum masa. Merangka jadual pemprosesan gaji yang membolehkan anda mencukupi masa untuk memproses gaji dan membetulkan kesalahan yang dikesan sebelum pekerja menerima gaji mereka. Sebagai contoh, buat pemprosesan gaji dua atau tiga hari sebelum tarikh bayar yang sebenarnya.

Buat perubahan pada rekod gaji pekerja, jika berkenaan. Ini termasuk: perubahan alamat; perubahan potongan gaji, seperti perubahan borang cukai pendapatan W-4 dan negeri; dan perubahan potongan sukarela, seperti persaraan dan manfaat kesihatan. Selanjutnya, masukkan maklumat sewa baru untuk pekerja yang diupah dalam tempoh pembayaran semasa.

Kirakan data ketepatan waktu dari kad masa atau helaian masa dan masukkan jam untuk dibayar ke dalam sistem, seperti waktu biasa, masa lapang dan bercuti. Sekiranya anda menggunakan sistem timekeeping berkomputer, anda boleh mengimport masa ke dalam perisian gaji. Apa yang anda perlu lakukan ialah memastikan masa yang diangkut dengan betul dan membuat pengeditan yang diperlukan.

Bayar jenis pendapatan lain, seperti bonus, komisen dan bayaran retroaktif kerana kenaikan gaji. Lakukan pelarasan lain, seperti bayaran tambahan atau potongan gaji kerana overpaying atau kurang bayar dari tempoh gaji terdahulu. Buat bayaran gaji pekerja bergaji jika dia tamat tetapi tidak bekerja sepanjang tempoh bayar, dan masukkan tarikh berhenti dalam perisian gaji untuk menghentikan bayaran masa depan.

Lebih-lebih lagi, buat bayaran gaji pekerja baru jika dia diupah selepas tempoh gaji semasa bermula. Contohnya, jika dia mula bekerja pada hari keempat tempoh gaji dua kali lipat, bayarkan dia selama tujuh hari bekerja dan bukannya 10 hari.

Cetak laporan yang membolehkan anda mengesahkan gaji sebelum anda mencetak gaji dan menghasilkan fail deposit langsung. Buat pelarasan, jika perlu.

Cetak gaji dan bayar gaji. Hasilkan fail deposit langsung dan hantar ke bank. Hubungi bank dan pastikan ia diterima dengan sewajarnya dan mengesahkan jumlah yang diterima.

Cetak daftar gaji yang menunjukkan gaji kasar kepada pekerja untuk gaji semasa. Fail di kawasan simpanan sulit. Simpan rekod ini untuk sekurang-kurangnya tiga tahun. Menyimpan rekod penjaga-penjaga dan orang-orang yang membuat pengiraan gaji didasarkan sekurang-kurangnya dua tahun.

Cetak dan edarkan laporan yang diperlukan oleh jabatan yang berkaitan, seperti sumber manusia dan kewangan, untuk tujuan pentadbiran manfaat dan penyesuaian. Jika jabatan atau syarikat yang berasingan mengendalikan cukai gaji, mengemukakan rekod cukai yang diperlukan untuk setiap tempoh gaji kepada individu yang sesuai.

Petua

  • Perisian penggajian mengira cukai gaji untuk anda. Namun, selalunya menyimpan salinan Pekeliling Perkhidmatan Hasil Dalam Dalaman yang berguna untuk membantu anda memahami kewajipan cukai gaji anda. Hubungi agensi percukaian negara untuk garis panduan mengenai kewajiban cukai gaji negeri anda.