Prosedur Pembatalan & Penggajian

Penggajian - semua gaji dan upah yang dibayar kepada pekerja - merupakan perbelanjaan utama bagi banyak perniagaan kecil. Apabila cukai gaji dan faedah pekerja ditambah kepada campuran, beban monetari boleh meningkat dengan ketara. Menyediakan dan menggunakan prosedur yang tepat untuk ketepatan waktu yang tepat diikuti dengan mengekalkan integriti dalam akaun gaji adalah amat penting dalam pengurusan perniagaan yang menguntungkan.

Penjagaan masa

Pada akhir setiap tempoh gaji, pekerja dan penyelia terdekat pekerja hendaklah menandatangani kunci masa; ia perlu dikaji semula untuk ketepatan sebelum dihantar ke jabatan gaji. Jika pekerja mempunyai akses ke akaun perbelanjaan, bentuk perbelanjaan hendaklah disiapkan dan dikemukakan tepat pada masanya untuk memastikan bahawa perbelanjaan dibayar semasa tempoh pelaporan semasa ditanggung. Apa-apa perubahan dalam kadar upah hendaklah diberi kuasa oleh jabatan kakitangan secara bertulis sebelum mengemukakan rekod masa.

Mengikut Pemotongan

Majikan bertanggungjawab untuk menolak FICA, atau cukai Sosial dan Medicare, dan cukai pendapatan dari gaji. Selepas FICA, cukai pendapatan persekutuan, negeri dan tempatan ditangguhkan dari gaji, majikan itu memadankan FICA untuk setiap pekerja dan kemudian mengirimkan jumlah yang sesuai kepada agensi kerajaan yang sesuai. Pekerja, dengan melengkapkan Borang W-4, sijil pegangan pekerja, memaklumkan kepada majikan dan Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri mengenai bilangan elaun yang dituntut. Maklumat ini, bersama-sama dengan jumlah pendapatan kasar menentukan jumlah dolar yang ditahan daripada gaji setiap pekerja setiap tempoh bayar.

Perakaunan untuk Manfaat

Premium insurans, masa bercuti, gaji yang sakit dan potongan sukarela seperti sumbangan amal dan akaun persaraan mesti diambil kira melalui prosedur gaji. Adalah amalan perniagaan yang baik untuk mempunyai pekerja memberikan kebenaran bertulis bagi setiap potongan sukarela yang dipotong daripada gaji.

Membayar dan Merakam Payroll

Membayar gaji dengan cek memberikan majikan dengan pengesahan bahawa pekerja telah dibayar dan mengurangkan risiko penipuan. Apabila gaji dicatatkan dalam jurnal umum, debit akan diposkan ke akaun gaji dan upah gaji. Kredit untuk jumlah yang sama diposkan kepada tunai.

Mengekalkan Integriti

Untuk mempromosikan ketepatan dan menghapuskan penipuan dan kesilapan dalam prosedur penjagaian dan pembayaran gaji, tiada seorang pun pekerja yang bertanggungjawab terhadap keseluruhan proses apabila dilaksanakan. Sebagai contoh, jika seseorang pekerja meluluskan aktiviti dan perubahan kakitangan, pekerja lain meluluskan pembayaran gaji, pekerja ketiga membayar gaji dan catatan keempat data gaji, pemisahan tugas ini memberi pinjaman kepada proses yang lebih tepat dan bebas daripada kesilapan. Dalam perniagaan kecil, di mana pemisahan tugas ini tidak mungkin atau terlalu mahal, pihak pengurusan harus mengkaji keseluruhan proses gaji dari awal hingga akhir untuk memastikan integriti dalam sistem.