Apakah yang Tepat Berjadual untuk Surat Perniagaan?

Mungkin, jika anda menulis surat perniagaan, anda mempunyai sesuatu yang penting untuk dikatakan, dan anda ingin memastikan anda berkomunikasi dengan berkesan. Format surat perniagaan memainkan peranan penting dalam komunikasi itu - ia menunjukkan orang yang anda menulis bahawa anda profesional dan boleh dipercayai. Begitu juga, menamatkan surat perniagaan secara profesional boleh membantu anda menubuhkan profesionalisme dan kredibiliti. Kerana penutup surat itu adalah bahagian terakhir yang akan dibaca penerima, itu adalah apa yang paling segar dalam ingatannya. Walaupun anda mempunyai ucapan dan tubuh yang sangat profesional, penampilan yang tidak profesional dapat membuat kesan negatif.

Perenggan Akhir

Dalam beberapa jenis surat perniagaan, seperti surat sampul surat, terdapat format khusus untuk mengikuti surat menyimpulkan. Walau bagaimanapun, sebagai prinsip umum, gunakan perenggan akhir surat anda untuk membungkus perniagaan anda, termasuk bagaimana anda ingin dihubungi atau apa item yang anda perlukan untuk menerima dalam mel. Juga termasuk yang sopan di mana anda mengucapkan terima kasih kepada penerima untuk masa itu, ingin kejayaannya dengan usaha atau nyatakan bahawa anda akan teruja untuk bercakap lebih lanjut mengenai isu ini melalui telefon.

Penutupan

Penutup surat anda adalah perkataan atau frasa yang anda taip selepas badan surat itu; penutupan selalu diikuti dengan koma. Bergantung kepada jenis perniagaan surat yang dimaksudkan atau hubungan anda dengan penerima, anda boleh memilih dari pelbagai ucapan profesional. "Yang ikhlas" dan "Salam" adalah dua pilihan hampir selalu selamat. "Terima kasih, " dengan hanya perkataan pertama huruf besar, adalah pilihan yang baik jika anda meminta sesuatu dalam surat tersebut, seperti pertemuan atau kerja kertas. Walau bagaimanapun, ia juga boleh diterima untuk menamatkan surat tanpa permohonan dengan "Terima Kasih"; ia adalah satu cara untuk mengucapkan terima kasih kepada penerima untuk masa beliau.

Tandatangan

Selepas penutupan anda, langkaukan tiga baris kosong sebelum tandatangan anda. Menandatangani komunikasi perniagaan anda dengan tangan menunjukkan penerima bahawa anda telah mengambil masa untuk membuat surat profesional. Ia juga menunjukkan bahawa anda telah mengkaji surat, kerana banyak surat perniagaan disediakan oleh setiausaha. Walau bagaimanapun, anda mungkin tidak dapat menandatangani surat anda dalam semua kes. Sebagai contoh, banyak jabatan sumber manusia syarikat kini memerlukan surat sampul dihantar melalui sistem elektronik. Dalam kes ini, jangan tinggalkan tiga garisan kosong; hanya taipkan nama anda.

Elemen Akhir

Selepas tandatangan anda datang nama yang anda taip, diikuti dengan tajuk anda pada baris seterusnya. Dalam sesetengah kes, anda mungkin ingin memberikan alamat, alamat e-mel atau nombor telefon anda mengikut tajuk anda pada penutup surat anda. Lakukan ini terutamanya dalam surat perniagaan yang sangat formal yang ditujukan kepada seseorang yang anda tidak tahu. Dengan cara ini, jika orang itu kehilangan sampul surat, dia masih boleh membalas surat anda. Akhir sekali, selepas maklumat arah, luncurkan garis dan tunjukkan sama ada terdapat sebarang penutupan. Sentiasa rujuk kepada lampiran dalam badan artikel juga. Walau bagaimanapun, pada akhir surat, tulis "Lampiran:" (perhatikan kolon) dan terangkan secara ringkas apa yang dikelilingi - sebagai contoh, "Resume."