Apa Rekod yang Perlu saya Simpan jika saya Keluar Dari Perniagaan?

Menurut Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri, tempoh masa yang diperlukan untuk menyelamatkan dokumen perniagaan berbeza-beza bergantung pada apa item dan apabila tempoh batasan pada item itu habis. Keperluan pegangan minimum untuk setiap dokumen adalah dua tahun, tetapi ada beberapa yang mesti disimpan secara kekal. Jika anda pernah memfailkan penyata cukai yang palsu, anda mesti menyimpan semua rekod selama-lamanya.

Rekod perakaunan

Rekod kewangan seperti akaun lejar yang perlu dibayar, kunci kira-kira, daftar cek dan lejar am perlu disimpan secara kekal. Rekod-rekod lain seperti resit tunai, cek dividen, rekod perakaunan kos dan invois akaun dan pendahulu perlu dikekalkan antara lima dan tujuh tahun. Di samping itu, rekod seperti penyata bank, invois bayar akaun, cek gaji, cek yang dibatalkan, daftar pendapatan, laporan perbelanjaan dan rekod kos buruh perlu disimpan di antara dua dan tiga tahun.

Rekod Cukai

Dengan cukai, panjang masa untuk menyimpan rekod juga berbeza-beza. Contohnya, pelan pembayaran anuiti dan tertangguh, jadual penyusutan, daftar dividen, laporan inventori, bil cukai dan penyata, pulangan cukai, pulangan cukai jualan dan pulangan pencen perlu disimpan secara kekal. Pulangan cukai gaji perlu disimpan sekurang-kurangnya tujuh tahun. Selain itu, penahanan pekerja, sijil pengecualian eksais, laporan pengeluaran eksais dan laporan eksais runcit perlu disimpan untuk sekurang-kurangnya empat tahun.

Rekod Kakitangan

Tempoh masa yang disyorkan untuk menyimpan rekod kakitangan juga berbeza-beza. Rekod-rekod seperti carta frekuensi kecederaan dan buletin kesihatan dan keselamatan perlu disimpan secara kekal. Laporan kemalangan, tuntutan kecederaan dan penempatan harus disimpan selama 30 tahun. Rekod insurans pekerja hendaklah disimpan selama 11 tahun. Rekod kehadiran harus disimpan selama tujuh tahun. Kontrak pekerja hendaklah disimpan selama enam tahun. Perhiasan, permohonan dan penamatan hendaklah disimpan selama lima tahun. Bon kesetiaan harus disimpan selama tiga tahun. Juga, penerangan pekerjaan, kad pengisaran dan kad masa perlu disimpan selama dua tahun.

Rekod Korporat

Dengan pengecualian sekuriti bon yang perlu disimpan selama tiga tahun dan rekod pentadbiran yang perlu disimpan selama 10 tahun, semua rekod korporat lain perlu disimpan secara kekal. Kategori rekod pentadbiran biasanya merangkumi laporan audit dan dokumen rahsia. Contoh umum rekod korporat termasuk laporan tahunan, kuasa untuk menerbitkan sekuriti, lejar saham modal, pekeliling, perlembagaan, peraturan, kontrak, rekod pemilihan korporat, rekod pemerbadanan, pindahan stok, polisi insurans, paten, tanda dagangan dan hak cipta.