Kenapa Dasar & Prosedur Penting untuk Perancangan Penggantian?

Dasar dan prosedur, atau dokumentasi yang menggariskan struktur organisasi dan operasi sesebuah syarikat, adalah penting untuk kesihatan perniagaan. Mereka amat penting apabila menjalankan perancangan penggantian, proses di mana pengganti dikenal pasti untuk kedudukan utama. Dasar dan prosedur bukan sahaja mengenal pasti pengganti, mereka meletakkan matlamat dan proses jangka panjang dengan mewujudkan struktur melalui peraturan dan garis panduan, sehingga memudahkan peralihan penggantian.

Membina Struktur

Dasar dan prosedur yang ditulis dengan baik membawa struktur kepada mana-mana perniagaan, tidak kira saiznya. "Pelanggan cuba menangani ini sebagai (mereka) memulakan perniagaan, berdasarkan amanah, " kata Terry Schillaci, rakan kongsi pengurusan Tatum, sebuah firma perkhidmatan eksekutif di Houston. Dengan mewujudkan dasar dan prosedur, syarikat "tahu apa peraturannya" dan bagaimana untuk mengukur kejayaan atau kegagalan proses operasi, termasuk perancangan penggantian, katanya. Polisi dan prosedur menyediakan perniagaan untuk mengurangkan pekerja yang kurang berpengalaman untuk menjamin bahawa kedudukan pengurusan penting tetap diduduki apabila seseorang meninggalkan.

Mengambil Modal Insan

Bagi pemilik perniagaan kecil, rancangan ini memastikan bahawa anda "memanfaatkan individu anda untuk kejayaan anda sendiri, " kata Schillaci. "Anda mengekalkan orang yang baik apabila anda mempunyai struktur, jika anda tidak mempunyai struktur, anda tidak akan mengekalkan orang yang baik, anda akan mengekalkan orang-orang yang seperti huru-hara." Untuk memanfaatkan modal insan anda, anda mesti mempunyai sokongan pasukan eksekutif untuk melaksanakan dasar dan prosedur dan untuk membawa pelan tersebut apabila perolehan berlaku. Penilaian terhadap kemahiran dan pengetahuan pekerja semasa mesti dijalankan.

Kejayaan Operasi

Shillaci mencadangkan bahawa perniagaan kecil mendapat bantuan mencipta dasar dan menghasilkan yang menyediakan mereka untuk kejayaan operasi semasa proses penggantian. Biasanya, perniagaan kecil "tidak mempunyai kepimpinan kewangan" dan memerlukan bantuan daripada firma untuk mewujudkan sistem kawalan. Di samping itu, penandaarasan luaran, atau memeriksa pasaran pengambilan luar, juga boleh membantu syarikat menilai apakah kedudukan utama boleh dibuka pada masa hadapan dan mewujudkan prosedur operasi untuk menyediakan perolehan.

Pengurusan Risiko

Menurut Pejabat Juruaudit Negeri Texas, "tujuan perancangan penggantian adalah menyediakan agensi untuk risiko yang berkaitan dengan kehilangan pengetahuan yang dirancang atau tidak dirancang yang penting untuk kejayaan agensi." Sekali lagi, penandaarasan luaran boleh menilai risiko kehilangan individu utama dalam peranan penting, dan boleh mengurangkan kerosakan yang disebabkan oleh perolehan. Perniagaan kecil juga perlu mengetahui siapa yang akan berjaya eksekutif untuk meminimumkan kesan cukai peralihan, kata Schillaci.

Pematuhan dan Kawalan

Dengan memastikan dasar dan prosedur disediakan untuk perancangan penggantian, perniagaan juga boleh memastikan mereka mematuhi peraturan dan garis panduan peraturan. Sebagai contoh, dokumentasi diperlukan oleh banyak garis panduan seperti Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9000, Perakaunan dan Kewangan Sarbanes Oxley, atau Amalan Pengilangan Baik untuk Pentadbiran Makanan dan Ubat. Namun, pada asasnya, dasar dan prosedur penggantian harus mengendalikan kendali, dan bukan hanya mematuhi peraturan. Menurut BizManualz, dasar-dasar ini dinamik dan membolehkan ruang bagi perubahan berkembang dengan syarikat.